«Время» — понятие, сконструированное на основе восприятия процессов, событий в протяженности, длительности в мире, т. е. понимание времени формируется в результате ощущения человеком последовательности событий как во внешнем материальном мире, так и во внутреннем — психологическом. Различными учеными выделяется физическое, биологическое, психологическое, социальное время; линейное, циклическое, спиральное и проч. В гуманитарных науках нередко противопоставляется природное и социальное время. Природа описывается главным образом количественно, а любое понимание человеческой общественной жизни требует качественного подхода. Часовое время уравнивается с естественным временем физического мира — суточными и сезонными циклами. Физическое время понимается как фиксированные и бесконечно делимые единицы, которые могут быть измерены. Часовое время рассматривается как адекватный способ измерения и в естественных, и в социальных науках. Таким образом, время в принципе всегда одно и то же. Во всех случаях это одна и та же понятийная конструкция. Можно сделать вы вод о тесной связи восприятия времени с жизнедеятельностью человека. Время оказывается понятием, отражающим целостную его жизнь, включая трудовую деятельность. В этом случае речь идет о рабочем времени, нормативах, получающих регламентацию в различных правовых актах.

В Конституции РФ закреплено одно из основных трудовых прав — право на ограничение законом рабочего времени, на выходные и праздничные дни.

Трудовой кодекс РФ рабочее время определяет в ст. 91. время, в течение которого работник в соответствии с и условиями должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законом и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени.

К иным периодам времени относятся период простоя, оплачиваемых перерывов в течение рабочего дня, время нахождения в командировке, время междусменного отдыха в период пребывания на вахте и др.

Правовое регулирование рабочего времени направлено в основном на достижение следующих трех целей:

• производительное использование рабочего времени;
• охрана здоровья, длительное сохранение работоспособности, трудовой активности наемного работника;
• повышение уровня профессиональной подготовки исполнителя — участника совместного, наемного, договорного труда.

Правовые нормативы рабочего времени

Правовой норматив рабочего времени — это норма рабочего времени, нашедшая закрепление в законодательстве о труде. В ТК РФ закреплены следующие правовые нормативы рабочего времени:

• рабочая неделя;
• рабочая смена (продолжительность ежедневной работы);
• учетный период;
• лимит занятости;
• рабочий день.

Рабочая неделя - продолжительность рабочего времени в течение календарной недели (40 часов согласно ч. 2 ст. 91 ТК РФ) является наиболее общей его мерой, применяемой в условиях как пятидневной, так и шестидневной рабочей недели.

По своей продолжительности рабочая неделя может быть как нормальной, т. е. 40-часовой, так и сокращенной либо неполной. Основным видом рабочей недели является пятидневная. По структуре, которую определяет работодатель, пятидневная рабочая неделя состоит из пяти рабочих и двух выходных дней.

Как правило, шестидневная рабочая неделя устанавливается на предприятиях, где по характеру производства и условиям труда нецелесообразно введение пятидневной рабочей недели. Так, по графику шестидневной рабочей недели работают многие учебные заведения, большинство больниц и иные социальные учреждения.

Согласно ст. 95 ТК РФ накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать пяти часов.

Рабочая смена - это рабочий день при . Смена — промежуток времени, по истечении которого сменяются работающие, занятые в одном и том же технологическом процессе. Она может быть дневной и ночной.

Установленные трудовым законодательством гарантии, обеспечивающие ограничение продолжительности ежедневной работы (смены), включают также правила, касающиеся продолжительности рабо ты накануне нерабочих праздничных и выходных дней, в ночное время.

Согласно ст. 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или с согласия работника оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час без последующей отработки. Ночным считается время с 22:00 до 6:00. Работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, устанавливаемом работодателем.

Не сокращается продолжительность работы (смены) в ночное время для работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а также для лиц, принятых для работы в ночное время, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Продолжительность работы в ночное время уравнивается с продолжительностью работы в дневное время в тех случаях, когда это необходимо по условиям труда, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем. Список таких работ может определяться коллективным договором, локальным нормативным правовым актом.

К работе в ночное время не допускаются: беременные женщины; инвалиды; работники, не достигшие возраста 18 лет, за исключением лиц, участвующих в создании и (или) исполнении художественных произведений; другие категории работников согласно ТК РФ и иным федеральным законам. Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, инвалиды, работники, имеющие детей-инвалидов, а также работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, а также опекуны детей указанного возраста могут привлекаться к работе в ночное время только с их письменного согласия и при условии, если такая работа не запрещена им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работы в ночное время.

Порядок работы в ночное время творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видео- съемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным правовым актом, трудовым договором.

Учетный период позволяет установить количество отработанных работником часов за календарный период, соотнести их с установленной по закону нормой рабочего времени.

В этом смысле об учетном периоде можно говорить как о форме контроля над мерой рабочего времени, позволяющей выявлять ее фактическую переработку или недоработку определенного количества рабочих часов работником в установленный период времени. Такой период обычно закрепляется в локальных нормативных правовых актах, графиках сменности. Учетным периодом может быть месяц, квартал, иной период, но не более чем один год.

Лимит занятости — это установленный в законе предел занятости наемного работника в течение определенного календарного времени.

Например, работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. Следовательно, законодатель закрепляет лимит дневной, недельной, годовой или иной занятости наемного работника.

Можно говорить и о наличии в действующем законодательстве о груде такого правового норматива рабочего времени, как рабочий день. Законодатель в ТК РФ упоминает об « » (ч. 1 ст. 102), о работах, «интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня», что «рабочий день может быть разделен на части» (ст. 105, в заголовке (наименовании) которой законодатель также говорит о рабочем дне). При этом законодатель одновременно использует термины «смена» и «рабочий день», очевидно, подчеркивая тем самым их неидентичность.

Однако в ТК РФ нет прямого указания на продолжительность рабочего дня, как, например, это закреплено применительно к рабочей неделе в ч. 2 ст. 91 ТК РФ. Исходя из содержания этой части можно сделать вывод, что в Российской Федерации применяется при шестидневной рабочей неделе семичасовой рабочий день. Часть 3 ст. 95 ТК РФ накануне выходных дней при шестидневной рабочей неделе устанавливает пятичасовой рабочий день.

Если в КЗоТ РСФСР 1922 г. основным правовым нормативом рабочего времени объявлялся рабочий день, за сокращение которого и велась борьба рабочего класса до 1918 г., то в ТК РФ 2001 г. основным правовым нормативом рабочего времени становится рабочая неделя.

Правовые нормативы, определяющие режим рабочего времени

Трудовой кодекс РФ не дает легального определения . В соответствии со ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором. Это своего рода абстракция, общее правило, в рамках которого работодатель на локальном уровне разрабатывает режим производительного использования рабочего времени. Он закреплен, например, в правилах внутреннего трудового распорядка организации в разделе «Рабочее время и его использование».

Режим рабочего времени является предметом исследования не только правовой науки. Его изучают психологи и физиологи труда. Они исследуют явления, которые происходят или могут произойти в организме человека, в его психике в процессе трудовой деятельности. Так, при напряженной трудовой деятельности, продолжительном труде работники нередко испытывают нервную перегрузку, накапливается так называемая психологическая производственная усталость.

Режим рабочего времени, установленный для работников, следует отличать от режима работы организации, так как они могут не совпадать. Режим рабочего времени работника — это способ распределения его рабочего времени в пределах астрономического времени, втом числе вид рабочей недели (пятидневная или шестидневная), продолжительность ежедневной работы (смены), время ее начала и окончания, порядок перехода из одной смены в другую и т. д. Режим рабочего времени является составной частью внутреннего трудового распорядка и должен соблюдаться каждым работником. Он может быть единым для всех работников организации либо различным для отдельных ее подразделений и участников совместного, подчиненного работодателю труда.

Правовое регулирование режима рабочего времени в организации осуществляется коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

Среди наиболее распространенных в практике работы предприятий и организаций режимов рабочего времени выделяются:

• поденный учет рабочего времени;
• суммированный учет рабочего времени;
• многосменный режим работы;

В соответствии со ст. 100 ТК РФ при организации трудового процесса организации работодатель вправе применить пятидневную рабочую неделю с двумя выходными днями, шестидневную — с одним выходным днем, рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику, а в соответствии со ст. 104 ТК РФ — суммированный учет рабочего времени.

Правовые нормативы рабочего времени в ТК РФ различаются как правовые нормативы нормальной продолжительности рабочего времени (ст. 91) и иные правовые нормативы. Последние включают: сокращенные (сокращенная продолжительность рабочего времени ст. 92 и др.) и неполные правовые нормативы (неполное рабочее время — ст. 93). Можно выделить несколько критериев, различающих эти два вида «уменьшенного», по сравнению с нормальным, рабочего времени. Во-первых, способ установления. Сокращенное время регламентируется в законе прежде всего в ТК РФ. Неполные правовые нормативы рабочего времени могут устанавливаться как по соглашению сторон, так и по инициативе работника (ст. 262 "ГК РФ). Во-вторых, субъектный критерий. Сокращенное время предоставляется указанным в законе лицам, как правило, социально слабо защищенным категориям работников (несовершеннолетние, инвалиды I или II группы, работники бюджетной сферы — педагоги, медики и др.). Так, для работников в возрасте до 16 лет нормальная продолжительность рабочего времени сокращается на 16 часов, а от 16 до 18 лет — на 4 часа в неделю; инвалидам I и II групп — на 5 часов, а также в зависимости от условий труда работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (на 4 часа в неделю), в ночное время — на 1 час ежедневной занятости в этих условиях.

Неполное рабочее время может устанавливаться трудовой сделкой (трудовым договором, дополнительным соглашением к нему).

Законодатель обязывает работодателя устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю, например, по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, определяемом федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Третий критерий, позволяющий различать неполное и сокращенное рабочее время, — оплата труда. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Несмотря на уменьшение количества рабочих часов в неделю, сокращенная продолжительность рабочего времени обычно (ст. 271 ТК РФ) не ограничивает право работников на получение заработной платы в размере, утвержденном для данной категории работников. Установление сокращенного рабочего времени и оплата его за счет средств работодателя улучшает положение такого работника по сравнению с теми, кто работает при полной 40-часовой рабочей неделе.

Коллективным договором может быть предусмотрено уменьшение продолжительности ежедневной работы (смены) по сравнению с нормальной (40-часовой) продолжительностью ежедневной работы (смены) для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, при соблюдении предельной еженедельной продолжительности рабочего времени (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) и гигиенических нормативов условий труда, установленных законодательством.

Сокращенная продолжительность ежедневной работы для большинства лиц, занятых на работах с вредными условиями труда, устанавливается в соответствии со Списком производств, цехов, профессий, должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, с учетом норм Инструкции о его применении.

В Списке предусматривается продолжительность ежедневной работы по определенной профессии, должности, виду работ и производства. Право на сокращенный рабочий день имеют работники профессии либо должности, которые предусмотрены по производствам и цехам в соответствующих разделах Списка, независимо от того, к какой отрасли относятся эти производства и цеха. Рабочий день для них сокращается, если работник фактически занят во вредных условиях в течение всего сокращенного рабочего дня (п. 9 Инструкции). Работникам, профессии и должности которых не включены в Список, если они в отдельные периоды выполняют работы в производствах, цехах, по профессии и в должности с вредными условиями труда, предусмотренных Списком, сокращенный рабочий день в эти периоды должен устанавливаться той же продолжительности, что и постоянно занятым на этой работе (п. 20 Инструкции).

Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором (ч. 4 ст. 94 ТК РФ).

Для инвалида рекомендуемая продолжительность ежедневной работы (смены) указывается в индивидуальной программе реабилитации, которая выдается по результатам медико-социальной экспертизы. Эта программа реабилитации инвалида является обязательной для исполнения во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы.

Неполное рабочее время различается как неполный рабочий день и неполная рабочая неделя. Неполное рабочее время, как и сокращенное рабочее время, устанавливается продолжительностью менее 40 часов в неделю. Его продолжительность определяется соглашением сторон трудового правоотношения. Оно заключается в письменной форме. По общему правилу работодатель не вправе в одностороннем порядке вводить неполное рабочее время. Отсутствие согласия работников и их полномочных представителей на введение неполного рабочего времени позволяет им требовать оплаты неотработанных не по вине работника часов как времени простоя.

В соответствии со ст. 74 ТК РФ при изменении организационных или технологических условий труда, которые могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель может инициировать введение неполного рабочего дня, недели. При этом он должен предупредить каждого работника об изменении установленного режима рабочего времени в письменной форме не позднее чем за два месяца до нововведения. Работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации вводить режим неполного рабочего времени на срок до шести месяцев (п. 5 ст. 74 ТК РФ).

Установление неполного рабочего времени предполагает, что работник будет ежедневно трудиться меньшее количество часов, например не восемь часов, а четыре часа в день, либо ему будет сокращено количество рабочих дней в неделю с пяти до четырех, трех дней и т. п. Работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на продолжительность отпуска, изменение порядка исчисления стажа.

Правовое регулирование производительного использования работником рабочего времени осуществляется различными способами. Наряду с государственными нормативами рабочего времени в рыночных условиях хозяйствования достаточно широко распространено их локальное закрепление.

Человек, который никогда не задумывался о том, насколько эффективно он использует свое время, в конце концов сталкивается с ситуацией, когда бесконечную вереницу дел, каждое из которых по-своему важно, уже невозможно втиснуть не только в рабочие часы, но и в те 24 часа, которыми исчисляются сутки. А ведь следующие сутки чреваты новыми делами, такими же неотложными, и человек начинает понимать, что положение его безвыходно.

Очень много времени зачастую уходит на выполнение работ, в общем и целом бесполезных.

Наверное, каждый хоть раз в жизни сталкивался с подобной ситуацией. На грани цейтнота, понимая, что ничего не успеваем, и от этого теряя способность рассуждать здраво, мы готовы схватиться разом за все, хотя интуиция подсказывает, что это все равно не поможет. Лучшее, что можно предпринять в такой ситуации, – успокоиться и 15-20 минут просто посидеть, ничего не делая. А после этого смириться с тем, что чего-то вы сегодня все-таки не успеете, и выделить для себя те дела, которые еще реально сделать за оставшееся время.

Группы дел

Перечень дел, которые необходимо переделать за день, включает не только деловые встречи, работу с документацией и прочее, что касается профессиональных обязанностей менеджера. Даже если вы отчаянный трудоголик и бесконечно преданы своей фирме, вы так же, как и любой другой человек, должны в определенное время поесть, поспать и отдохнуть. Это привычные повторяющиеся занятия, которых нельзя избежать и которые, разумеется, требуют времени.

Кроме повседневных занятий, которые связаны с жизнеобеспечением и по определению предсказуемы, почти ни одного дня не обходится без того, чтобы не возникло что-нибудь неожиданное и очень часто срочное.

Еще одна группа занятий, которую можно выделить, структурируя свой день, – это дела запланированные. В этот блок входит значительная часть того, что необходимо сделать на работе, а также некоторые бытовые мелочи тоже весьма полезно бывает заранее распределить по времени и по степени важности.

Для того чтобы правильно распределить все упомянутые виды занятий в течение своего дня, необходимо прежде всего решить для себя, какие из них имеют наибольшую, а какие – наименьшую значимость, т. е. необходимо расставить приоритеты.

Вероятность возникновения срочных дел тоже необходимо учитывать тому, кто хочет использовать свое время рационально.

Необходимо отметить, что в организациях, где уделяется достаточно внимания мотивации и профессиональный рост зависит от реального вклада работника в общий успех фирмы, личные и корпоративные цели обычно взаимосвязаны и одни достигаются за счет других.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ

Приоритетность того или иного явления для каждого конкретного человека зависит в первую очередь от того, какие жизненные цели ставит перед собой этот человек. Но если он занимает руководящую должность в какой-либо организации, то свои личные цели он должен соотносить с целями корпоративными и, уже исходя из этого, создавать список приоритетов, на которых нужно сосредоточить внимание в первую очередь.

Если в список ваших личных целей входят материальное благополучие и карьерный рост, то самый надежный способ достигнуть этого – приложить все усилия для эффективного достижения целей организации, в которой вы работаете. А для этого необходимо научиться определять, на что нужно тратить время в первую очередь.

Перечень областей, в которых менеджер может устанавливать приоритеты, довольно широк. Но поскольку основные направление работы руководителя – это работа с людьми и работа с информацией, то именно на них необходимо обратить внимание в первую очередь.

Личные контакты

Устанавливая приоритеты в области личных контактов с людьми, менеджер для начала должен составить список тех, с кем ему приходится чаще всего общаться. Фиксируя, кто и по какому поводу обращался к нему (предположим, в течение недели), руководитель со всей очевидностью поймет, что очень многие контакты не имели никакой пользы. А ведь он тратил на это свое время!

«Похитители времени»

Наиболее непродуктивными являются контакты с людьми, которые не только не способны предложить ничего позитивного, но и норовят еще переложить свои обязанности на плечи руководителя. Причем мотивируют они это именно стремлением повысить эффективность. «Иван Иванович, не могли бы вы позвонить в фирму N, с вами они гораздо быстрее решат этот вопрос, чем со мной, рядовым сотрудником». И вот уже Иван Иванович, кроме своих прямых обязанностей руководителя, имеет еще и поручение от своего подчиненного, которому он теперь как будто бы чем-то обязан.

При работе с сотрудниками руководитель должен четко и однозначно дать понять, что даже в том случае, если он согласится помочь, данная проблема ни на минуту не станет его проблемой.

Еще одна группа собеседников, контакты с которыми лучше всего исключить, – это люди из прошлого.

Необходимо напомнить подчиненному, что, работая в организации, он получает заработную плату именно за то, что решает подобные проблемы, и никто, кроме него, не должен нести ответственность за их успешное разрешение.

«Тени из прошлого»

Одноклассники из школы, где вы когда-то учились, одногруппники из института, который вы давно закончили, коллеги с бывшей работы – все это люди, с которыми у вас давно уже нет общих интересов и трудно ожидать, что они появятся в будущем. Поэтому, какой бы жесткой не показалась такая рекомендация, контакты с такими людьми необходимо прервать как можно быстрее. Они будут тянуть вас в прошлое, а вы должны думать о будущем.

Анализируя список своих контактов, менеджер не только сможет получить информацию о тех, с кем общаться не следует, но и более четко выделить для себя тех людей, общение с которыми приносит несомненную пользу. Сюда могут относиться более опытные руководители, которые всегда могут дать подсказку или научить чему-то. Полезной может оказаться и беседа с некоторыми подчиненными, если они творчески относятся к своей работе и готовы предложить новые идеи. Время на такие контакты всегда должно быть предусмотрено в графике эффективного менеджера.

Информационные потоки

Устанавливая приоритеты в области информационных обменов, руководитель прежде всего должен распределить все информационные потоки, которые поступают в организацию, на три основные группы.

Первая группа: информация, поступающая непосредственно к руководителю

Это могут быть документы на подпись, информация от постоянных крупных клиентов фирмы, доклады руководителей функциональных подразделений о внутренних проблемах и достижениях, сообщения о внештатных ситуациях, представляющих угрозу существованию организации.

Вторая группа: информация, поступающая к руководителю после предварительной обработки

Некоторые информационные сообщения руководителю вовсе не обязательно изучать полностью. Например, при выборе поставщика тех или иных сырьевых ресурсов предварительное изучение имеющихся предложений производится специалистами службы снабжения. Они отбирают наиболее приемлемые варианты, исходя из соотношения цена – качество, и только после этого представляют на рассмотрение руководителю небольшой перечень вариантов, из которых он сможет выбрать окончательный, не расходуя на это слишком много времени.

Третья группа: информация, которая не должна поступать к руководителю

Это текущая информация, которая необходима сотрудникам производственных подразделений для осуществления их повседневных профессиональных обязанностей. Например, для обеспечения качества выпускаемой продукции необходимо осуществлять контроль на каждой стадии производственного процесса, но информация о результатах такого контроля становится достоянием руководителя лишь в том случае, если возникают существенные отклонения от нормы. Если же процесс протекает нормально, специально информировать об этом руководителя нет нужды, и ситуация признается удовлетворительной по умолчанию.

Распределив информационные потоки и выделив ту информацию, с которой он будет работать сам, руководитель и здесь должен произвести своего рода сортировку.

Очень часто относительная значимость информации оценивается руководителем интуитивно. Неосознанно он подразумевает, что, проработав достаточное время в этой организации, он в состоянии разобраться в ее потребностях и вполне способен определить, что для нее главное, а что – второстепенное.

Но приоритеты будут установлены намного точнее, если, оценивая важность сообщений, руководитель в качестве ориентира использует цели организации. В этом случае значимость информации оценивается исходя из масштаба ее возможного воздействия на достижение целей независимо от чьих-то субъективных представлений. Именно этот критерий позволяет четко распределить сообщения по степени важности и дает гарантию, что время руководителя будет потрачено не зря.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКОВ И ПЛАНОВ

Чем подробнее структурировано время руководителя, тем эффективнее оно расходуется. Именно поэтому рекомендуется составлять расписание рабочего дня, в котором каждому делу отводится совершенно определенный ограниченный период времени. Но такое расписание не единственный инструмент, с помощью которого руководитель может более четко регламентировать свои временные затраты.

Чтобы время, отведенное на обработку информации, использовалось как можно более эффективно, необходимо все имеющиеся сообщения подразделить по степени важности.

Даже если менеджеру кажется, что он имеет достаточно четкое представление о том, какие вопросы необходимо обсудить, может оказаться, что, попытавшись изложить их на бумаге, он увидит перед собой несвязный набор слов.

Не секрет, что очень большая доля рабочего времени руководителя приходится на проведение всевозможных собраний и совещаний. И здесь имеется очень большой ресурс для экономии времени.

Планирование совещания

Если перед проведением совещания руководитель потратит некоторое время на предварительную подготовку, то сможет убедиться, насколько заранее спланированные мероприятия отличаются от спонтанных. Потому, прежде чем проводить совещание, полезно обратить внимание на некоторые моменты.

Повестка дня

Даже короткая утренняя планерка пройдет гораздо эффективнее, если менеджер имеет перед собой перечень вопросов, актуальных именно на данный момент, которые необходимо затронуть при обсуждении заданий на текущий рабочий день. Тем более важно иметь план при проведении более продолжительных совещаний, касающихся стратегических аспектов деятельности организации.

Затраты времени

Часто при проведении совещаний, где предполагаются дискуссии и обсуждения разных мнений, невозможно точно предугадать, сколько именно времени понадобится на рассмотрение того или иного вопроса. В таких случаях руководитель должен определить для себя максимальный промежуток времени, который он сможет отвести на обсуждение каждого вопроса, и строго придерживаться установленного регламента, иначе совещание может затянуться до бесконечности, а результаты так и не будут достигнуты.

Четкость формулировок

При составлении плана или повестки дня совещания необходимо уделять внимание тому, чтобы пункты повестки были сформулированы как можно более предметно. Например, если предполагается уделить внимание обсуждению способов мотивации работников предприятия, то вместо обобщающей формулировки «рассмотреть дополнительные способы стимулирования труда» гораздо более эффективным окажется конкретный перечень возможных способов. Обсуждение пойдет быстрее и результативнее, если данный пункт повестки будет выглядеть примерно так: «выбрать наиболее приемлемые способы дополнительного стимулирования из следующих:

Премирование за перевыполнение норм выработки;

Поквартальное, полугодовое, годовое премирование;

Бесплатное питание;

Частичная оплата медицинских услуг и т. д.».

Повестка дня позволяет сократить непродуктивные затраты времени и более четко организовать обсуждение, сосредоточив внимание на главном и не отвлекаясь на второстепенные детали.

Подведение итогов совещания позволит обеспечить контроль за исполнением решений. и послужит дополнительной гарантией эффективности проведенного собрания.

Подведение итогов

После проведения совещания необходимо зафиксировать его результаты, принятые решения, назначенные задания с указанием сроков исполнения и ответственных лиц.

Графики проведения работ

Планирование совещаний, составление расписания рабочего дня, планов на неделю и месяц позволяют организовать работу в рамках четко определенных календарных промежутков. Но далеко не все работы в организации начинаются с первого числа месяца и заканчиваются тридцать первого. Большинство производственных циклов и разрабатываемых проектов не привязаны по срокам к началу или окончанию месяца или года.

Например, при строительстве дома определяются календарные сроки выполнения той или иной части работ и параллельно с этим составляется график временных затрат, необходимых для завершения этапов строительства в порядке очередности: возведение коробки, внутренняя отделка, остекление, создание внутренней системы коммуникаций, электро-, газо– и водоснабжение и т. д.

Кроме разработки календарных планов, обычно составляются графики проведения тех или иных работ, необходимых для успешного осуществления производственного процесса.

Параллельное использование графиков проведения работ и календарных планов позволяет более четко регулировать временные затраты на весь процесс.

Хотя составление графиков и планов само по себе требует времени, но это с лихвой окупается теми часами, а иногда и днями, которые позволяет сэкономить качественное планирование работ.

Таким образом, менеджер имеет перед собой график, где указывается время, необходимое, например, для полной внутренней отделки дома, и календарный план, где указаны сроки отделки каждого подъезда. Если, например, графиком предусмотрена полная отделка пятиподъездного дома за 60 дней, то менеджер, планируя начало работ с первого числа месяца, поставит задание перед подчиненными закончить отделку первого подъезда к 12 числу.

Учитывая, что почти всегда возникают какие-либо отклонения, менеджер имеет возможность сократить сроки выполнения работ несложных и предсказуемых, выделив за счет этого резерв на непредвиденные затраты времени для работ сложных и чреватых неожиданностями. Таким образом, хотя календарные сроки и будут варьироваться, но вся совокупность работ будет выполнена в срок.

Главное здесь – не слишком увлекаться, пытаясь предусмотреть все возможные нюансы будущего, а помнить, что, обеспечив выполнение важнейших задач, легко добиться выполнения и второстепенных. Однако, распыляя свое внимание на подробности, можно оказаться у разбитого корыта, не достигнув ни стратегических, ни текущих результатов.

ПРАВИЛО ПАРЕТО

В общем случае это правило гласит, что 80% результатов системы обеспечиваются 20% процентами затрат. Этот закон был выведен итальянским экономистом Вильфредо Парето в XIX веке. Изучая распределение богатств, он обратил внимание на то, что большая часть средств сосредоточена в руках меньшей части населения, и из этого вывел пропорцию 20: 80, которая иллюстрирует не только распределение богатств, но и достаточно широкий круг самых разнообразных явлений.

Применительно к использованию рабочего времени данный закон означает, что лишь 20% времени, затраченного на выполнение определенного задания, обеспечивают максимальный эффект. В дальнейшем количество усилий, расходуемых на получение единицы полезности, возрастает, и в конце концов оказывается, что получаемые результаты абсолютно неадекватны затратам.

Пример

Подстригая газон с помощью газонокосилки, вы скорее всего не добьетесь того, чтобы все травинки были одинаковой длины, но сможете за довольно непродолжительное время добиться хоть и не идеального, но вполне приемлемого результата. Если же вы будете продолжать работу, пытаясь получить совершенно ровный «ковер», то, потратив несколько дней на дополнительные замеры и стрижку, получите приблизительно то же самое, но уже за гораздо большую цену вашего времени и усилий.

Если через 10 минут разговора клиент подтверждает свое согласие на сделку, не нужно тратить еще полчаса, рассказывая, как ему повезло. Это время можно провести гораздо эффективнее, попытавшись добиться согласия от других клиентов.

Важнейшие выводы

Для менеджера правило Парето полезно тем, что наталкивает на два очень важных вывода.

Не следует стремиться чересчур тщательно делать все дела

Здесь уже упоминалось об определении приоритетов и очевидно, что список дел, имеющих первостепенную важность, будет небольшим. Эта группа заданий и есть та работа, которую следует делать на 100%, поскольку от тщательности их выполнения зависит достижение основных целей организации. Все прочие дела совсем не обязательно прорабатывать во всех подробностях, тратя на это свое время.

В каждом деле необходимо определить момент, когда оно будет считаться завершенным

В управленческой работе трудно создать завершенность. Менеджер постоянно находится в поиске новых идей, способов повышения эффективности выполнения работ, и иногда все новые и новые идеи, возникающие в процессе выполнения какой-либо работы, приводят к тому, что эта работа никак не может закончиться. Чтобы избежать этого, менеджер должен всегда представлять себе конкретный практический результат, которого необходимо достичь при решении данной задачи. Как только такой результат достигается, работу сразу же нужно прекратить, поскольку дальнейшие усилия, затраченные на ее выполнение, согласно правилу Парето будут использоваться непродуктивно.

Таким образом, правило Парето еще раз подтверждает важность для руководителя такого качества, как умение сосредоточить свои усилия на главном, не распыляясь на второстепенное. Четко обозначенные цели при проведении профессиональных встреч и осознанная постановка вопросов, на которые необходимо получить ответ при изучении информации, позволят в действительности получить максимальные результаты, затратив минимальное количество времени и усилий.

Соотношение 20:80 можно использовать и при анализе некоторых других аспектов деятельности руководителя. Например, в области профессиональных контактов с большой долей вероятности можно утверждать, что лишь 20% встреч обеспечивают основную долю (80%) эффективности. Так же и в отношении информации, которую ежедневно приходится изучать менеджеру, можно предположить, что лишь небольшая часть ее (20%) окажется действительно полезной.

Даже научившись с максимальной эффективностью выполнять свои повседневные профессиональные задания, менеджер не будет выглядеть в глазах руководства как перспективный работник, если он не стремится к чему-то еще.

Допущения

Но этот закон имеет и другую сторону. Сосредоточив свое внимание исключительно на приоритетах, менеджер рискует оказаться среди слишком ограниченного круга явлений, что чревато упущенными возможностями развития.

Поэтому ограничивать свою деятельность только теми вопросами, которые имеют сиюминутную прикладную важность, не стоит даже в том случае, если это объясняется экономией времени. Встречаясь с людьми, никогда нельзя заранее знать, кто именно окажется наиболее позитивным собеседником, а изучая информацию, можно выделить те самые полезные 20% не раньше, чем изучив все 100%. Поэтому к использованию данного закона необходимо подходить творчески.

Менеджер, ориентированный на развитие, всегда сумеет предусмотреть в своем графике время не только на важнейшие 20% дел, которые обеспечивают 80% результатов, но и на прочие занятия.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО РАЗВИТИЯ

Стремясь повысить эффективность использования своего рабочего времени, менеджер на определенном этапе сталкивается с проблемой изменения своих трудовых привычек. Изучая затраты времени в течение дня, руководитель неизбежно придет к выводу, что количественное сокращение временных промежутков, отводимых на ту или иную работу, не дает слишком глобальных результатов. Чтобы ситуацию с экономией времени можно было оценить как реальный прорыв, необходимы изменения качественные.

И здесь руководителю необходимо задуматься не столько над тем, что он делает в течение рабочего дня, сколько над тем, как он это делает. Другими словами, он должен подробно рассмотреть свои трудовые навыки и произвести их оценку с точки зрения эффективности и возможностей усовершенствования, т. е. определить для себя направления личного профессионального развития.

Общение с коллегами, чтение литературы, в том числе и специальной, внимание к проблемам подчиненных хотя и не сказываются непосредственно на производительности, но создают комфортную атмосферу, улучшают психологический климат в организации и в результате работают на ту же производительность.

Анализ трудовых привычек

Выявление своих трудовых привычек – задача, которая только на первый взгляд может показаться простой. Как правило, человек не задумывается над тем, как он работает, он просто выполняет задание, и часто ему даже в голову не приходит, что те или иные действия можно производить как-то иначе. Поэтому пытаться вспомнить, что же из повседневных действий можно отнести к трудовым навыкам, – затея совершенно бесполезная. Эти навыки уже стали вашей второй натурой, вы применяете их, не думая о них, и, пытаясь что-то припомнить на эту тему, только зря потеряете время.

Имея перед глазами реальную картину фактических затрат времени в течение длительного периода (не менее двух-трех месяцев), руководитель уже сможет получить некоторое представление о своих трудовых навыках. Но если отнестись к таким записям творчески, можно в несколько раз увеличить их полезность и получить гораздо более полную картину своего личного стиля работы.

Польза дневника

Ведение дневника давно вышло из моды, а напрасно. Следуя избитым стереотипам, многие думают, что вести дневник – прерогатива старомодных или слишком юных барышень, которым больше нечем заняться.

Чтобы дневник действительно оказался полезным в определении и оценке своей профессиональной индивидуальности, необходимо ответить на несколько вопросов относительно того, как именно нужно делать записи.

Ежедневные записи своих поступков и впечатлений могут принести огромную и совершенно реальную, практическую пользу человеку, который хочет больше узнать о себе самом.

Когда записывать

Ведение записей о расходовании времени само по себе требует времени, и многие руководители скажут, что у них и без того нет ни секунды лишней, а тут еще какой-то дневник. Да и вообще (еще большой вопрос), будет ли польза от этих детских забав? Что можно ответить на это? Да, изучение времени требует времени, но, не узнав, как вы расходуете свое время сейчас, вы никогда не сможете узнать, как же расходовать его эффективнее.

Поэтому, не отвлекаясь на эмоции, лучше попытаться определить, не найдутся ли в течение дня 10-15 минут, когда вас не будут беспокоить и вы спокойно сможете подвести итоги проделанной работы и зафиксировать их письменно. Это может быть время перед уходом с работы домой, когда подчиненные уже разошлись, все дела переделаны, в кабинете тихо и атмосфера вполне подходит для того, чтобы ненадолго сосредоточиться и вспомнить, как прошел день.

Вполне подойдет также вечернее время дома перед отходом ко сну. Даже в самых шумных семьях в эти минуты обычно все стихает и можно уделить некоторое время самому себе. Припоминая все, что произошло за день, и отражая письменно эти события, необходимо помнить, что записи ведутся только для личного пользования с целью наиболее точного отражения собственных трудовых привычек, поэтому не стоит ни приукрашивать свои поступки, ни стараться щегольнуть скромностью.

Что записывать

Чтобы ваш профессиональный дневник содержал как можно больше полезной информации и был максимально конкретным и лаконичным, необходимо каждую запись разбить на три позиции.

1. Что именно вы сегодня делали на работе?

2. Как вы осуществляли эти действия?

3. Почему вы выполнили эту работу именно так, а не иначе?

Как увеличить полезность записей

Чтобы провести анализ и оценку эффективности использования времени, совсем не обязательно погружаться в длительные размышления относительно того, что записано в вашем дневнике. Такую оценку можно сделать тут же, в этих же самых записях. Для этого нужно просто придумать для себя несколько символов, которые будут показывать вам, насколько хорошо или плохо выполнена та или иная задача и есть ли у вас какие-то замечания по поводу способа ее выполнения.

Подходя к каждой из операций, выполненных за -ч..день, с этих трех точек зрения, вы ч сможете не только дать себе полный отчет об использовании своего рабочего времени, но и создать предпосылки для анализа и оценки эффективности этого использования.

Система условных знаков быстро войдет в привычку и не будет требовать особых усилий.

Условные знаки

Чтобы не слишком забивать себе голову, символы лучше использовать самые простые. Например, восклицательный знак, поставленный в скобках после указанной задачи, может означать, что она, по вашему мнению, выполнена на «отлично». А если запись подчеркнута прямой линией, значит, при выполнении возникли проблемы, над которыми следует поразмыслить.

Польза от применения системы условных знаков очевидна. Просмотрев свои записи за несколько недель, вы получите ясную картину, отражающую ваши индивидуальные трудовые привычки, а также достоинства и недостатки именно ваших приемов в работе.

Результаты

Определившись с тем, как и когда вы будете делать записи, необходимо запастись терпением и в течение нескольких недель аккуратно заполнять свой дневник, не пропуская ни дня, не делая себе поблажек и не пытаясь объяснить свою лень недомоганием. Если вы сделаете все как надо, то через относительно короткий период времени будете вознаграждены сторицей, поскольку ваши записи позволят определить:

Долю времени из общего бюджета, которая затрачена на каждый вид работ;

Пропорцию, отражающую относительный расход времени на основные функции, связанные с управлением;

Расход времени на повторяющиеся операции, связанные с повседневной практикой;

Расход времени на разовые управленческие действия.

Отслеживая на протяжении всего периода своих записей способы выполнения ежедневных повторяющихся операций, вы увидите, что есть очень много возможностей экономии времени на эти операции.

Кроме этих чисто математических расчетов, ваш дневник даст вам массу полезной информации, не поддающейся цифровому исчислению, но носящей качественный характер. Наверняка половину выполняемой вами работы без ущерба для дела удастся перепоручить другим сотрудникам, а это масса свободного времени, которое можно будет потратить с гораздо большей пользой, повышая, например, свою квалификацию.

Анализ рабочего дня по дневнику

Внимательно рассмотрев те дела, которые приходится делать в течение дня, можно столкнуться с удивительными открытиями. Например, может оказаться, что многие функции вы выполняете просто по привычке, соблюдая некий ритуал, но никакой практической полезности выполнение этих функций не приносит.

Анализируя записи в дневнике, можно мысленно нарисовать себе типичную схему своего рабочего дня и выявить все ее недостатки и узкие места.

Иногда выясняется, что руководитель затратил время на решение определенных задач, не подумав о том, что результаты этих задач могут понадобиться еще не скоро. Например, вместо того чтобы в начале рабочего дня просматривать всю корреспонденцию, гораздо эффективнее поручить секретарю рассортировать письма и документы и предоставлять информацию по тому или иному вопросу именно в тот момент, когда этот вопрос становится актуальным.

Руководитель в первую очередь должен выполнять самую важную работу и тратить свое время на решение приоритетных задач.

Схема анализа

Составив на основе записей в дневнике примерный перечень ежедневно выполняемых работ, можно приступить к их рационализации. Выполнение работ, перечисленных в вашем списке, можно сделать намного более эффективным, если четко ответить на следующие вопросы:

В чем заключается действительная цель данной работы, нужна ли она на самом деле, какими должны быть ее результаты, нельзя ли выполнять ее более простым способом;

Каков уровень приоритетности данной работы, является ли она обязательной или ее можно вообще исключить из перечня ежедневных работ;

Можно ли делегировать данную работу.

Если каждая из ежедневно выполняемых работ будет скорректирована с учетом всех перечисленных позиций, планирование рабочего дня будет происходить гораздо эффективнее. Именно исходя из этого нужно составлять обновленное, более оптимальное расписание своего рабочего дня.

Чтобы новый план был по-настоящему эффективным, он должен быть гибким.

Гибкость плана

Планирование рабочего времени не означает, что нужно составить жесткое расписание, в котором поминутно будут расписаны все ваши движения, и придерживаться его во что бы то ни стало. Более того, такая политика скорее всего приведет к непроизводительному расходованию времени, поскольку какая-нибудь запланированная, но неожиданно сорвавшаяся встреча может поставить руководителя в тупик, и он не будет знать, чем же ему занять этот непредвиденный перерыв.

Реальный план эффективного использования своего времени должен, кроме основных, изначально намеченных целей, предусматривать и дополнительные. В этом случае, если случится непредвиденная отмена каких-либо мероприятий, руководителю достаточно будет просмотреть список намеченных дополнительных работ, чтобы понять, как с наибольшей пользой можно использовать образовавшийся временной промежуток.

Время на работу с подчиненными

Кроме гибкости, при составлении нового оптимизированного плана использования рабочего времени следует более четко регламентировать время на работу с подчиненными. Для этого необходимо:

Установить четко определенные часы, в которые подчиненные могут обращаться к руководителю, и объяснить, что в другое время они могут его побеспокоить только в том случае, если речь идет об экстренной проблеме;

Требовать от подчиненных как можно более четкого и конкретного изложения сути вопроса, по которому они обращаются к руководителю;

Принять за правило, что, обращаясь к руководителю с какой-либо проблемой, подчиненный должен вместе с этим предложить и возможные пути ее решения.

Составляя обновленный бюджет своего рабочего времени, необходимо проанализировать, сколько времени в прошлом уходило на оценку всевозможных фактов, не имеющих непосредственного отношения к делу, а также на принятие управленческих решений, в которых не было необходимости. В новом бюджете таких непроизводительных временных затрат необходимо избегать.

Иногда внешние обстоятельства складываются так, что менеджеру кажется, что в той или иной сфере своей деятельности организация вот-вот может столкнуться с серьезными угрозами. Он начинает предпринимать действия для предотвращения предполагаемых угроз, и тут выясняется, что ситуация вовсе не такая критическая и он потратил время зря.

Руководитель, который хочет использовать свое время эффективно, должен заниматься только практическими вопросами.

Чтобы предотвратить потери, руководитель в своей работе должен опираться на реальные факты, а не на предчувствия и решать только те проблемы, которые действительно существуют.

Оптимизация рабочего дня

Проанализировав свои трудовые привычки, определив способы их усовершенствования и разработав новую, более оптимальную схему планирования своего рабочего времени, руководитель получает реальную возможность для повышения эффективности своей управленческой деятельности и открывает для себя новые перспективы дальнейшего профессионального роста.

2. МЕТОДЫ МИНИМИЗАЦИИ ПОТЕРИ ВРЕМЕНИ

В процессе анализа и разработки новых, более эффективных способов использования рабочего времени необходимо принимать во внимание некоторые практические рекомендации, позволяющие снизить потери времени.

В данное время занимайтесь только одним делом

Полное сосредоточение на конкретном вопросе позволит решить его быстро и с максимальным количеством полезных результатов.

Несложные, ежедневно повторяющиеся дела доведите до автоматизма

Действия, которые производятся нами автоматически, мы в конце концов перестаем замечать и, следовательно, не тратим ни времени, ни усилий на их обдумывание. Но, разумеется, сначала нужно очень тщательно проанализировать свой рабочий день, чтобы определить, какими именно несложными делами нужно заниматься самому и доводить их до автоматизма, а какие лучше делегировать подчиненным.

Не вините себя, если чего-то не успели

Чувство вины само по себе – фактор крайне непродуктивный, и уж тем более неуместно оно в рабочей обстановке, где основой любого решения должен быть прежде всего прагматизм. Тот факт, что вы чего-то не успели, не повод для ненужных эмоций, а скорее симптом, показывающий, что вы должны уделить дополнительное внимание планированию своего рабочего дня.

Решив вопрос, лучше всего забыть о нем как можно скорее, поскольку это дело уже сделано и вам нужно переходить к другому.

Ваше время принадлежит только вам, и только вы можете решать, как вам его использовать.

В стремлении оптимизировать свою деятельность всегда необходимо помнить о людях, с которыми вы взаимодействуете и взаимно влияете друг на друга.

Не стоит тратить время, чтобы доводить до совершенства то, что может быть использовано и в черновом варианте.

Эффективный начальник – эффективный подчиненный

Даже если вы сумели найти идеальную формулу рабочего дня и ни одной минуты вашего времени не пропадает даром, это ничего не даст при плохой работе ваших подчиненных. Поэтому, воспитывая себя, параллельно нужно воспитывать и своих подчиненных, приучая и их более эффективно справляться со своими обязанностями и давая понять, что вы как руководитель будете требовать от них постоянного совершенствования.

Не пытайтесь достичь совершенства

Приступая к очередному делу, менеджер должен четко представлять себе допустимую степень его законченности. Если вы проводите предварительную встречу с потенциальным клиентом, совсем не обязательно заказывать в типографии буклет, иллюстрирующий ваши предложения. Достаточно будет набросать их от руки на листке бумаги и упомянуть в разговоре, а более детально проработать только те направления, которые клиента заинтересуют.

Учитесь правильно читать

Существуют различные техники быстрого чтения, но для руководителя важно не умение за короткое время прочесть максимальное количество страниц, а умение выделять в тексте важное и отметать второстепенное. Во время чтения полезно делать заметки на полях, выделять или подчеркивать то, что показалось вам важным. Все эти приемы позволят сделать чтение эффективным и гарантируют, что внимание будет сосредоточено на информации, действительно необходимой и полезной.

Избегайте церемоний

Иногда руководители хотят показать свою важность, подчеркивая, что обратиться к ним можно только через секретаря либо по предварительной записи, или устанавливают сложные многоступенчатые процедуры рассмотрения деловых бумаг. Такая политика не только отрицательно сказывается на достижении общих целей организации, но и в большинстве случаев мешает работать самому руководителю. Необходимо только упорядочить такие контакты, назначив специальные часы, когда каждый работник может обратиться со своим вопросом непосредственно к руководителю.

Чтобы рабочее время использовалось эффективно, схемы взаимодействия с сотрудниками должны быть максимально упрощены.

Не торопитесь

«Поспешай медленно» – говорит пословица, и с ней трудно спорить.

Спокойное, размеренное выполнение запланированных заданий – залог успешного достижения намеченных результатов. В состоянии цейтнота, когда очевидно, что работа не будет выполнена в намеченные сроки, кроме временных, действуют еще и психологические факторы, из-за чего многократно возрастает вероятность совершения ошибок. Поэтому лучше всего дела до такого состояния не доводить, а если уж авральная ситуация возникла, нужно постараться скорректировать первоначальный план и перестроить работу так, чтобы минимизировать отрицательные последствия. Категорически противопоказано в таких ситуациях нагнетать атмосферу и провоцировать своим поведением еще большую нервозность.

Активнее используйте оргтехнику

Современная промышленность выпускает огромное количество вспомогательных средств, позволяющих руководителю эффективнее организовать свой производственный процесс. Сюда относятся и сложные технические средства, такие как компьютер, ксерокс или сканер, и обыкновенные настольные конторки или разноцветные папки, которые позволяют сортировать документацию и быстро находить те бумаги или письма, которые необходимы в данный момент.

Планируйте свой отдых

Отдыхать и расслабляться нужно тогда, когда вы устали, а не тогда, когда появится возможность. Среди напряженного трудового дна она может вообще не появиться, либо к тому времени вы будете просто валиться с ног. Чтобы на протяжении всего рабочего периода постоянно быть в тонусе, нужно делать короткие, но достаточно частые перерывы на расслабление.

Эффективный менеджер не должен пренебрегать вспомогательными средствами, ведь и они при правильном использовании помогут ему сэкономить немало времени.

Иногда достаточно просто закрыть глаза и откинуться на спинку стула, чтобы почувствовать прилив новых сил.

Окружающие научатся ценить ваше время, когда увидят, что вы сами умеете ценить его.

Согласовывайте расписание

Планируя собственное рабочее время, не следует забывать и о времени других. Сотрудники одной организации находятся в постоянном взаимодействии друг с другом, и, назначая время для встреч или совещаний, необходимо согласовывать его с планами своих коллег и с расписанием работ своих подчиненных.

Умейте сказать «нет»

Отзывчивость – прекрасное качество, но руководитель, которого отрывают от работы по каждому пустяку, никогда не выполнит тех задач, для которых он поставлен на это место. Поэтому, вступая в контакт с подчиненными или коллегами, сразу уточните, сколько времени им может понадобиться, и, если в данный момент вы такими резервами времени не располагаете, перенесите встречу.

Любите порядок

Иногда, анализируя свое рабочее время за день, руководитель с удивлением видит, что почти 10% его ушло на переворачивание и перекладывание вороха бумаг, кучей наваленных на рабочем столе. Каждому документу – свое место: вот правило, которое позволит организовать работу эффективно и иметь нужную бумагу в руках именно в тот момент, когда в ней возникла необходимость.

Хаос на рабочем столе, отнимающий дополнительные минуты на поиск нужных бумаг, незаметно приводит к ощутимым потерям времени.

Всегда ставьте перед собой цель

Возможно, это главная рекомендация по эффективному использованию времени. Если вы не стремитесь к достижению какой-либо цели, то вам не нужно время и на ее реализацию. Помня о долгосрочных, стратегических целях, нельзя упускать из вида и текущие, повседневные результаты. Постоянно держа в голове результат, к которому вы стремитесь, вы незаметно для себя будете действовать намного организованнее и, не растрачивая свое время по пустякам, сможете все внимание и силы уделить главному.

Приступая к выполнению работы, необходимо знать точный ответ на вопрос, зачем вы это делаете.

Если выражение «гореть на работе» – это про вас, стоит задуматься, как правильно организовать рабочее время. Стрессы на работе часто вызывает именно нехватка времени. В попытках все успеть человек напрягает нервную систему и портит жизнь окружающим. Но на самом деле времени всегда достаточно, нужно лишь создать идеальный трудовой режим.

Как организовать рабочее время? Поможет план дел.

Порядок в делах начинается с порядка на рабочем месте. В первую очередь избавьтесь от всего лишнего, систематизируйте документы – как на рабочем столе, так и на виртуальном.

Как организовать рабочее время с помощью планирования

Для создания идеального расписания понадобится ежедневник либо планнинг, где на одном листе расписываются дела на всю неделю. Он удобнее, но заметок помещается меньше.

Теперь займемся планированием. Что для этого нужно?

Набросать на листе бумаги все задачи, которые требуется выполнить за рабочую неделю. Указать там же встречи, которые уже назначены.

Отдельно записать все регулярно повторяющиеся действия: планерки, проверку почты и даже обеды.

Вписать в нужные графы ежедневника эти регулярные действия и назначенные встречи.

Оставшееся место заполняется важными задачами. Вначале внесите все самые главные дела, потом менее значимые. От совсем не значимых можно отказаться совсем.

Самые сложные проекты лучше планировать на утро, чтобы выполнить их со свежими силами и не отложить под давлением мелких повседневных дел.

Для составления рабочего плана не обязательно покупать бумажный ежедневник, проще пользоваться электронными версиями, скачав их в телефон.

Как выявить «пожирателей времени»?

Нехватка времени – это иллюзия. Ваши недостающие часы и минуты находятся в плену мелких и ненужных дел. Попробуем их освободить. Как организовать свое рабочее время?

Один из обычных рабочих дней посвятите тому, чтобы записывать каждое свое действие. Вы удивитесь, сколько времени уходит на ненужную ерунду.

Учитесь говорить «нет». Если коллеги одолевают просьбами, прикиньте, можно ли обойтись без вашего участия. Если это так, смело отказывайтесь от ненужной нагрузки.

Перед каждым проектом задавайте вопрос: а действительно ли все это необходимо в данный момент? Это позволит сконцентрироваться на первостепенных задачах.

Иногда может показаться, что 24 часов в сутки катастрофически не хватает для того, чтобы все успеть. Правильно составленный распорядок дня позволит четко Он позволит спланировать сутки так, чтобы еще осталось свободное время.

Что нужно знать, если вы не ведаете, как составить распорядок дня?

Существует четыре основных правила. Во-первых, планируйте ваш будущий день с вечера. Хорошо это сделать схематично и положить листок на видное место. Так вы сумеете сэкономить время. Как успеть все? Вот примерный распорядок дня:

• 7.00 - подъем.
• 7.00-8.00 - утренняя зарядка, гигиенические процедуры, завтрак.
• 8.00-12.00 - работа.
• 12.00-13.00 - обед, отдых.
• 13.00-17.00 - работа
• 17.00-19.00 - спорт.
• 19.00-20.00 - ужин.
• 20.00-22.00 - личное время, семейные следующего дня.
• 22.00 - отход ко сну.

Во-вторых, планируйте только те дела, выполнение которых доставляет вам удовольствие. Если вы будете делать то, что вам не нравится, то вы быстро устанете и начнете испытывать дискомфорт. В-третьих, правильно расставляйте приоритеты. Заведите себе ежедневник (датированный) и впишите туда дела по степени важности. Например:

1. Задачи, которые требуют немедленного решения.
2. Важные, но не очень срочные дела.
3. Задачи, которые можно выполнить в другой день. Ежедневник датированный необходим не только для постановки целей, но и для различных идей, приходящих вам в голову. Все запомнить невозможно, а такой способ позволит не упустить важные мысли.

В-четвертых, находите время для отдыха - это обязательно. Однако если остались невыполненные задачи, постарайтесь их решить именно в выходной день, так как завтра уже снова на работу.

Время - деньги

Как зарабатывать деньги, знает каждый деловой человек. А вот как управлять временем - единицы. Существует даже специальная наука - тайм-менеджмент. Ей обучаются те, кто не знает, как составить распорядок дня так, чтобы время работало на человека, а не наоборот. Начать необходимо с анализа и обнаружения дыр, в которые утекает бесполезное времяпровождение. Это могут быть всего десять-пятнадцать минут. Однако даже они важны. Как раз их может не хватить для выполнения поставленных на день задач. Второе, что необходимо сделать, это очертить перед собой цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. Именно четко сформулированные желания двигают человека к их достижению. В иных случаях успех не придет. После этого можно планировать свое время. Есть семь очень действенных советов, которые помогут вам справиться с задачей:

• Принцип 70/30. Спланировать весь день невозможно. Выделите 70% своего времени и распишите задачи. Остальные 30% оставьте для непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров.
• Сегодня - на завтра. Не поленитесь в письменном виде составить грядущий. Это позволит вам грамотно распределить время и приезжать на запланированные встречи без опозданий. В конце делового списка можно написать похвальные фразы: "Ты молодец! Но не расслабляйся!" или "Так держать! Но впереди еще много дел!". Они будут вас стимулировать к решению поставленных задач.
• Помните, что основная активность приходится на утренние часы, поэтому постарайтесь большую часть дел планировать на предобеденное время. Психологически становится легче, когда понимаешь, что половина поставленных задач уже выполнена, а впереди еще целый день. Тогда можно посвятить кратковременному отдыху и личным звонкам. А после трапезы провести парочку не очень важных деловых переговоров или небольшое совещание.
• Делайте перерывы! Обязательно отдыхайте каждый час по 10-15 минут. Такой способ позволит работать продуктивнее и не уставать раньше времени. В минуты отдыха не обязательно лежать на диване или курить в туалете. Используйте это время с пользой: сделайте разминку, полейте цветы, переставьте папки на полке, почитайте прессу или подышите свежим воздухом.
• Реально оценивайте свои возможности. На выполнение недостижимых целей вы потратите уйму времени и здоровья. Ставьте перед собой задачи, которые вы точно сможете решить.
• Всегда наводите порядок на своем рабочем месте по окончании рабочего дня. Это поможет значительно сэкономить ваше время в будущем и позволит привести мысли в порядок. Всегда держите важные вещи в одном и том же месте и в свободном доступе.
• Избавьтесь от тех вещей, которые вам не нужны. Человек привык оставлять "на потом", вдруг пригодится. Осмотритесь вокруг себя, если чем-либо вы не пользуетесь уже несколько месяцев, без сомнений отправляйте это в мусорку.

Для планирования своего времени можно вести ежедневник, блокнот или обычную тетрадку. Записывайте туда цели и задачи, мысли и идеи. И обязательно составьте свой распорядок дня. Успешного человека видно издалека!

Сова или жаворонок: это имеет значение

Ученые давно подразделяют людей на две категории, в зависимости от степени их продуктивности в разное время суток. Это Последние легко просыпаются утром. В ранние часы они бодры и активны, но к вечеру устают и не могут заниматься важными делами. Совы же, наоборот, тяжело пробуждаются, а их максимальная активность достигается вечером и ночью. Очевидно, что при планировании распорядка дня необходимо учитывать психотип человека. И, например, важные встречи для "сов" не назначать на утренние часы.

Однако в современном мире "жаворонкам" приходится полегче, так как в основном вся работа в офисе или на производстве начинается ранним утром. Ученые уверены, что любой человек в принципе при большом желании может изменить свои биоритмы. Каждый из нас способен из "совы" превратиться в "жаворонка". Однако для этого потребуется сила воли, терпение и способность придерживаться определенных правил при достижении цели.

Биологические часы

Независимо от того, к кому биологическому типу относится человек, он в любом случае подчиняется основным законам природы. А они говорят, что в различные часы наш организм ведет себя по-разному. И для того чтобы правильно использовать время, успевая все, нужно знать об этом. Биологические часы начинают свою работу еще задолго до того, как вы проснулись. Выглядит это приблизительно так:

• 4 часа утра. Организм готовится к пробуждению, в кровь выбрасывается кортизон - гормон стресса. Это время опасно, так как высока вероятность сердечных приступов, обострения хронических заболеваний, бронхиальной астмы и т. д.
• 5.00-6.00. Активизируется обмен веществ, повышается сахар в крови и уровень аминокислот - организм "запускает" работу всех систем.
• 7.00. Отличное время для завтрака, так как пища легко и быстро превращается в энергию.
• 8.00. Достигается суточный пик болевого порога. В этот час усиливаются зубные боли, с особой силой болит голова, ломит кости. Прием к стоматологу лучше перенести на время во второй половине дня, когда неприятными синдромы будут не такими выраженными.
• 9.00-12.00. К этому времени энергия достигает своего максимума, хорошо работает мозг, усиливается кровообращение - оптимальный период для плодотворной работы: как умственной, так и физической.
• 12.00-13.00. Обеденное время. Желудок хорошо переваривает пищу, однако мозговая активность заметно снижается. Организм начинает требовать отдыха.
• 14.00. Работоспособность по прежнему снижена. Однако это наилучшее время для лечения зубов.
• 15.00-17.00. Кровяное давление снова повышается, активизируются умственные процессы, наблюдается пик работоспособности.
• 18.00. Оптимальное время для ужина, чтобы организм успел переварить пищу до сна.
• 19.00-20.00. Эти часы идеально подходят для приема антибиотиков. Нервная система наиболее чувствительна. Часы предназначены для тихих семейных дел или дружеских посиделок.
• 21.00. Этот период подходит для заучивания большого количества информации, так как мозг настроен на запоминание.
• 22.00. Прекрасное время для того, чтобы уснуть. Организм настраивается на восстановление сил и энергии для следующего дня. Если вы уснете сейчас, крепкий и здоровый сон вам обеспечен.
• 23.00-1.00. Активность обмена веществ снижается, пульс замедляется, дыхание ровное. Глубокий сон.
• 2.00. В это время вы можете почувствовать холод, так как организм становится особенно чувствителен к понижению температуры.
• 3.00. Час, когда чаще всего случаются самоубийства. Людей посещают депрессивные мысли. Лучше лечь спать, если вы до сих пор не сделали этого.

Планируйте ваш распорядок дня с учетом биологических часов. Тогда у вас будет все получаться!

Опыт Джека Дорси

Джек Дорси - это успешный предприниматель и основатель социальной сети Twitter. Одновременно с этим он исполняет обязанности директора всемирноизвестной фирмы Squer. Как же ему удается совмещать работу и отдых? Вполне вероятно, что распорядок дня бизнесмена мало кому придется по душе. Но опыт Джека поистине впечатляет. Он работает по 8 часов на каждой работе, то есть 16 часов в сутки. При этом только с понедельника по пятницу. Остальные два дня он оставляет на отдых. Его успех заключается в том, что он составляет тематический план работы на каждый день, которого строго придерживается. При этом поставленные задачи он выполняет в обеих компаниях. Рабочий день руководителя выглядит примерно так:

1. В понедельник он занимается администрированием и менеджментом.
2. Вторник посвящает выпускаемой продукции.
3. В среду Джек занят маркетингом и связями с общественностью.
4. Четверг направлен на налаживание и поддержание связей с бизнес-партнерами.
5. В пятницу происходит набор новых сотрудников и решаются общие организационные вопросы.

Конечно, распорядок дня успешного человека очень напоминает расписание трудоголика. Однако всегда находит время для прогулок на свежем воздухе и для релаксации.

Распорядок дня успешного человека. Пример: Уинстон Черчилль о работе дома

Всем понятно, что у Уинстона Черчилля как у главы правительства Великобритании был ненормированный рабочий день. Однако вопреки всему ему удавалось все успевать и придерживаться своего распорядка дня. Вы удивитесь, но, пробуждаясь в полвосьмого утра, Уинстон не торопился подниматься с постели: лежа, он читал свежую прессу, завтракал, разбирал свою почту и даже раздавал первые указания своему секретарю. И только к одиннадцати часам Черчилль вставал, шел умываться, одевался и спускался в сад, чтобы прогуляться под открытым небом.

Обед для руководителя страны накрывали приблизительно в час после полудня. На пиршество приглашались все члены семьи. В течение часа Уинстон мог непринужденно общаться с ними и наслаждаться обществом близких людей. После такого времяпрепровождения он с новыми силами приступал к своим обязанностям. Ни один рабочий день Уинстона Черчилля не проходил без продолжительного дневного сна. А в восемь часов за ужином вновь собирались родные и приглашенные гости. После этого Уинстон вновь закрывался в своем кабинете и работал несколько часов подряд. Таким образом, главе правительства Великобритании удавалось сочетать работу с личным общением с родными и близкими. И это непременно делало его человеком не только успешным, но и счастливым.

Распорядок дня для работы дома

Распорядок дня бизнесмена, работающего дома, крайне важен. Характер деятельности некоторых людей позволяет работать дистанционно, даже не выходя из дома. Как правило, такие работники не привыкли уделять время на планирование рабочего дня, хотя для них это было бы как нельзя кстати. Зачастую дома работают без какого-либо режима: сидят за компьютером до поздней ночи, потом просыпаются далеко за полдень, разбитыми и вялыми. Такие работники вряд ли станут когда-нибудь успешными. Другое дело, если придерживаться правильного распорядка дня, можно добиться успехов в работе. А также быть счастливым в личной жизни и при этом сохранять свое здоровье. Вот пример того, как составить распорядок дня:

• Вставать нужно рано, не позднее 7 часов утра. После пробуждения уделите пять минут утренней зарядке, примите душ и плотно позавтракайте. После этого не стоит сразу бросаться в работу. Отдохните еще немного, позвольте организму проснуться и настроиться на рабочий лад.
• С 9 до 12 можно поработать. Займитесь теми делами, которые требуют умственной нагрузки, так как в это время активизируется память, повышается работоспособность и лучше работает мозг.
• 12.00-14.00 - эти два часа посвятите приготовлению обеда, принятию пищи и послеобеденному отдыху.
• После снова можно приступить к работе, но не позднее, чем до 18 часов.
• С 18 до 20 вечера посвятите себя тем делам, которые приносят вам удовольствие: прогулкам на свежем воздухе, занятиям с детьми, чтению художественной литературы и т. д.
• В 20.00 можно поужинать всей семьей и собраться у телевизора для просмотра интересного фильма.
• Лечь спать необходимо не позднее 22 часов, ведь на следующий день вам предстоит снова ранний подъем.

Как видно, работе всего посвящено 6-8 часов. Однако именно такой ваш распорядок дня позволит выполнять ее эффективно и без ущерба для здоровья и личной жизни.

Как уснуть быстро?

Очевидно, что полноценный и крепкий сон влияет на нашу активность в течение всего дня. Поэтому важно ложится вовремя и уметь уснуть. Следуйте следующим советам:

1. Прочтите перед сном интересную книгу. Это намного полезнее просмотра телевизора или поиска новостей в Интернете. Во время чтения мозг расслабляется, и человеку легче уснуть.
2. Занятие спортом заканчивайте за несколько часов до желаемого сна. Это необходимо для того, чтобы кровяное давление пришло в норму, мышечная активность понизилась и организм был готов отдыхать.
3. Прогулки на свежем воздухе благоприятно скажутся на времени засыпания.
4. Не принимайте тяжелую пищу перед сном.
5. Перед тем как лечь спать, хорошенько проветрите помещение.
6. Утром всегда просыпайтесь в одно и то же время, даже если вам еще чуток хочется подремать.

Очевидно, что выспавшийся и хорошо отдохнувший человек имеет здоровый вид. Он бодр, весел и настроен на продуктивное решение поставленных задач в течение рабочего дня.

Домохозяйка тоже человек

Если вам кажется, что женщина, которая сидит дома с детьми или без них, ничего не делает, то вы глубоко ошибаетесь. Для того чтобы понять, насколько загружен каждый день домохозяйки, достаточно лишь однажды побывать на ее месте. Поэтому планирование времени для нее также важно, как и распорядок дня успешного человека. Это поможет выкроить хоть пару часов для личных дел и не стать рабой домашнего хозяйства. Для того чтобы хоть немного систематизировать свою работу, женщине предлагается вести специальные записи. В таблице, представленной ниже, видно, как следует ранжировать запланированные дела.

Как видно, необходимо на каждый день составить план важных и не очень дел. Они будут выполняться независимо от ежедневных обязанностей в виде приготовления пищи, мытья посуды, прогулки с домашним питомцем и так далее. Убирая всю квартиру каждый день, вы быстро утомляетесь, делая все поверхностно. Мы вам предлагаем уделить внимание одной комнате в сутки. Однако делать это нужно тщательно и ответственно. Так вы убьете двух зайцев сразу - вам практически не придется делать генеральную уборку и вы не устанете в такой степени, как от уборки всей квартиры в целом.

В маленькие дела пусть войдут такие цели, как смена постельного белья, пересадка цветов и другое. Ежедневные обязанности тоже старайтесь выполнять в хронологическом порядке. Так вы сократите время на их решение. Например, встав утром, вначале заправьте кровати, а потом приступайте к приготовлению завтрака. Грязную посуду мойте сразу после принятия пищи, а не копите ее целый день (только если у вас нет посудомоечной машины).

Помните! У вас обязательно должен быть хотя бы один выходной день. На субботу и воскресенье не планируйте ничего грандиозного. Запишите в график те дела, которые можете выполнить вместе со своей семьей. Например, поход в магазин за продуктами. Обязательно подключайте к работе своих домочадцев и не стесняйтесь просить помощи у мужа. Заполняйте такую таблицу на неделю вперед. Тогда вы научитесь систематизировать свою и сможете найти время для прогулок с подругами, походов по магазинам одежды и других приятных вещей.

Работе - время, потехе - час

Невозможно работать без перерыва. Даже деловому человеку нужно устраивать хотя бы один выходной день. Мы подскажем, как провести его с пользой для себя и своей семьи:

1. Работающий человек проводит слишком много времени в офисе или кабинете. Потому ему просто необходимы вылазки на свежий воздух. Выходной день - оптимальное для этого время! Отправьтесь с друзьями на пикник в ближайший лес. Соберите ягоды или грибы. В летнее время обязательно езжайте на пляж к озеру или морю. Совершите водную прогулку на катамаране или лодке. Поиграйте в пляжный волейбол или возьмите на прокат велосипеды. Чем бы вы не занялись, это непременно пойдет вам на пользу.
2. В выходные дни в городе часто устраивают различного рода ярмарки, гулянья или просто небольшие тематические праздники в парке. Там вы сможете поучаствовать в конкурсах, насладиться выступлением актеров, послушать живую музыку, поесть сладкую вату или попкорн, встретить старых друзей.
3. Кино - также отличный повод снять напряжение прошедшей напряженной недели. Выберите тот фильм, который будет интересен всей семье. А после кинотеатра можно зайти в ближайшее кафе и побаловать себя вкусной пиццей или мороженым.
4. Если с погодой на выходные не повезло, можно остаться дома и поиграть в настольные игры. Или посмотреть любимую передачу. Чтение интересной книги тоже доставит немало удовольствия.
5. На выходные можно запланировать поход по магазинам. И для того, чтобы это не выглядело слишком буднично, назначьте каждого члена семьи ответственным за определенный отдел в торговом объекте. И прикажите строго придерживаться списка покупок.
6. Суббота и воскресенье - замечательное время для приема гостей. И, конечно, не забывайте про своих родителей. Им тоже важно ваше внимание и забота.

Если вы деловой человек, не пренебрегайте отдыхом. Обязательно планируйте свой выходной день. Это позволит вам не только сохранить нервы и здоровье, но и с новыми силами и свежими мыслями приступить к очередной рабочей неделе. Таким образом, для того чтобы достичь намеченного результата, вам необходимо научиться управлять своим временем. Ваш распорядок дня и то, сколько задач вы успеете решить, во многом зависит от того, насколько грамотно вы сможете распланировать свое время.

Для этого заведите себе ежедневник и обязательно составьте режим, которого будете строго придерживаться. Изучите опыт успешных предпринимателей и следуйте тем советам, которые подходят именно вам. Определите свои биоритмы и составляйте распорядок дня исходя из ваших возможностей. Правильно расставляйте приоритеты, это позволит сохранить силы и время на выполнение незначительных задач. И не забывайте про сон и отдых. Это обязательная составляющая распорядка дня успешного человека.

В последнее время психологи отмечают возросшее количество стрессов у населения. Немудрено, ведь в городах высокий темп жизни, и, стремясь везде успеть, человек получает неслабое перенапряжение. Поэтому всем важно уметь и знать, как организовать свое время с максимальной пользой для себя. По итогу это позволит не только все успевать, но и находить возможности для личных дел и отдыха. Такой навык нужен не только взрослым, но и детям. Ведь именно с малых лет эффективнее всего обучаться чему-то.

Зачем нужно умение организовывать время?

Некоторым людям кажется странным учиться планировать свое время. Кто-то считает это уделом зануд. Скорее всего каждому знаком такой тип личности, который везде и всегда опаздывает? Вряд ли он может вызывать приятные ощущения. Но грамотное планирование не только уберегает от опозданий, но и позволяет не жить с ощущением "опять день прошел впустую". Итак, преимущества организации времени:

• Пропадет постоянная спешка.
• Уходит рассеянность.
• Появляется время для хобби и встреч с друзьями.
• Нет ощущения, что дни идут "впустую".
• Создание рабочих и выходных дней.
• Отсутствие переработок.

Как видите, очевидно, знание, как эффективно организовать время, полезно каждому взрослому человеку. Основная польза в этом, что так человек спасается от нервного перенапряжения, волнения и последующего стресса. Иными словами, грамотно распределяя время, можно сохранить здоровье.

Способы организовать время

За долгое время существования нашлось множество способов организовывать свое время. Тут нет единственно верного вида, так как выбирать их нужно, исходя из индивидуальных особенностей психики. Например, для каждой категории существуют свои принципы тайм-менеджемента. Ясное дело, что организовать время школьника проще, нежели время работника на значимой должности.

Основы для планирования

Перво-наперво купите себе ежедневник. Каким он будет - решать вам. Некоторые люди предпочитают блокнот с разлиновкой по датам, другим удобнее по неделям деление, а третьим нужны чисто белые листы. В любом случае вам потребуется нечто, куда вы будете записывать свое расписание. Не стремитесь найти самый дорогой или дешевый вариант. Выберите то, что вам нравится. Главное чтобы, вам было удобно им пользоваться.

Вариант для продвинутых - электронные ежедневники. Существует масса разного рода программ, которые можно настраивать на свой вкус. Также у большинства из них есть синхронизация со смартфоном или планшетом.

Ключевой момент: ежедневник нужно всегда держать перед глазами и оперативно вносить в него изменения.

Перед началом работы

Если раньше вы не пробовали организовать свое время, то вам придется пройти через множество трудностей. Поэтому сразу запомните фразу "Лучшее - враг хорошего" и старайтесь не переживать. Когда человек чему-то учится, то у него не все сразу получается хорошо, и это нормальное явление.

Всегда нужно стремиться к идеалу, но на пути будет не все правильно получаться, и это нормально, так как организовать свое время не так просто, не зная, как это делать. Поэтому будьте настойчивы.

Определитесь с жизненной концепцией

В любом деле важно осознавать свои цели. Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить.

Поэтому важное правило - записывайте свои цели. Обязательно делайте это на бумаге. Только так вы сможете их выполнить. Зачем это нужно? Когда вы записываете цель, вы ее принимаете и материализуете. Когда вы видите список целей, то вы видите свой бизнес-план. Так вы отделяете зерна от плевел, второстепенное от главного. Ведь прежде, чем решать, как лучше организовать свое время, нужно определиться с тем, зачем вам это нужно.

Определяйте четкие сроки выполнения целей. Зачем это нужно? Размытые сроки - размытые цели, по итогу неосуществимое достижение. А четко ограничив себя временными рамками, вы берете на себя определенные обязательства.

Хитрость для составления плана целей

Для тех, кто только узнает, как организовать свое время, сложно отделять значимые цели от второстепенных. Особенно тяжело это дается в плане долгосрочных целей. Выполните простое упражнение: возьмите чистые листы бумаги и записывайте абсолютно все желания, от простых до невероятных. Все-все что только взбредет на ум. После отложите списки и вернитесь к ним спустя пару дней. После чего из написанного выпишите только то, что значимо для вас. Так вы получите свои список долгосрочных целей.

Особенность среднесрочных целей

Вам нужно иметь перед глазами план на три года или пять лет. Иными словами, нечто глобальное. Вам нужно разделить его на большое количество маленьких целей, разбитых по месячным блокам. Это маленькие шажочки в сторону своих больших достижений. Важно учитывать такие сферы, как здоровье, отдых, спорт, образование, развлечение.

Получившийся список всегда держите перед глазами, так как со временем вы можете вносить в него коррективы.

Как организовать свое время правильно?

Купив ежедневник - заведите привычку писать в нем ежедневно. Возьмите за привычку составлять план на день накануне вечером. Такой подход позволит вам экономить по несколько часов. В чем преимущества такого подхода?

• Очередность выполнения дел.
• Составление маршрута передвижения.
• Во сне подсознание лучше усваивает информацию.
• Дневной план и долгосрочные цели позволяют вам ранжировать дела.
• Дополнительная мотивация.
• Наглядность активных и выполненных целей.

Иными словами, планирование каждого дня - полезная вещь. Оно же позволяет правильно Это позволит сразу отмечать малоэффективные дела.

Учитывайте свои биологические циклы. Для каждого человека существуют индивидуальные периоды активности и ее спада. Поэтому логично свои дела планировать именно с их учетом. Например, трудозатратные дела с высокой концентрацией внимания нужно проводить в период активности. Это позволит эффективно работать.

Обязательно делите все цели по категориям. Так вам проще выделить микроцели внутри них и выполнять. Например, чем вы в основном занимаетесь за день? Предположим, что это работа, дом, уход за собой, свободное время и сон. Уже по этим категориям формируйте список целей.

Просить помощи? - Да!

Многим людям кажется странным перекладывать свои дела на других. На самом деле это нужно делать. Как бы вам не хотелось, ваше время и ваши личные возможности ограничены, поэтому смело делегируйте часть обязанностей. Определитесь с целями и задачами, найдите тех, кто это может выполнить, и делегируйте их. Обговорите контрольные точки и даты исполнения. Не забудьте по окончанию дела поощрить исполнителей.

Как организовать время ребенка и научить его этому?

Современные родители отмечают: дети стали малоактивными. Дай им волю, будут сидеть у компьютера целыми днями. На самом деле сегодня можно встретить две диаметрально разные концепции поведения: совсем забить на детей, не дать им продохнуть от школы и секции. В этом деле важно сохранять золотую середину.

Как организовать время школьника, чтобы ему хватало его на учебу и хобби, секции, кружки и т.д.? Приучайте его уже с начальной школы планировать день. Обговорите со своим ребенком, какие у него могут быть дела. Например, школа, обед, приход домой, отдых, подготовка домашнего задания, помощь по дому и личное время. Не давите на него, только помогайте наводящими вопросами. Поначалу помогайте ребенку соблюдать план действий. Со временем он будет полностью самостоятельным в этом плане.

Парадоксально, но те дети, чей день максимально занят школой и кружками, лучше всего умеют распределять свое время. Дело в том, что они знают, сколько всего им нужно успеть, и поэтому стараются. Поначалу нужно четко контролировать походы ребенка туда или туда, но со временем у вас отпадет эта нужда.

Как организовать свободное время ребенка? - Помните, что родители - лучший пример для детей. Поэтому, если вы умеете планировать время, распоряжаться им и составлять эффективные списки целей, то ребенок без труда переймет эту систему от вас.

В любом случае, помните, что обучение эффективному тайм-менеджементу занимает много времени, так как это должно стать вашей привычкой. А для формирования привычки требуется очень много времени. Не отчаивайтесь, если у вас что-то не получается исполнить или вы забываете что-то вписать, все приходит с опытом.

Еще одна полезна хитрость - научитесь самоанализу. Так вы сможете определять, какие дела малоэффектинвны за день, а какие - эффективны.